Czy wiesz, jakie rozwiązania ułatwiają bezpieczne przechowywanie gotówki i dokumentów firmowych? Sprawdzamy i podpowiadamy.
Przechowywanie dokumentów firmowych to obowiązek!
Prawo zobowiązuje przedsiębiorców do tego, żeby przechowywać firmowe dokumenty. Przez okres 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego!) musimy przechowywać dokumenty dla Urzędu Skarbowego m.in. KPiR, ewidencje i rejestry VAT, deklaracje VAT oraz PIT, dokumenty księgowe: paragony, rachunki, faktury czy potwierdzenia zapłat. Tak samo długo musimy gromadzić dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS, chyba że zostały przekazane przed rokiem 2011, wówczas okres ten wynosi aż 10 lat. Zasad tych należy przestrzegać, ponieważ w każdej chwili urząd może zażądać od nas przedstawienia jakiegoś dokumentu (nawet sprzed kilku lat). W razie kontroli nie narazimy się na ewentualne konsekwencje i kary, jeśli będziemy przechowywać dokumenty w bezpieczny i uporządkowany sposób.
Jak przechowywać dokumenty i gotówkę w firmie?
Sposobów na przechowywanie dokumentów w firmie jest wiele. Warto jednak pamiętać, że dokumenty muszą być nie tylko łatwo dostępne, ale też chronione przed uszkodzeniem, zmianami czy rozpowszechnianiem. Przedsiębiorcy są zobowiązani do archiwizowania ich zgodnie z unijnym rozporządzeniem RODO, w którym uregulowane są kwestie bezpieczeństwa danych osobowych. Każdy wyciek danych naszych klientów lub kontrahentów, może być dla nas problemem. Aby spełnić te warunki i zapewnić odpowiednią ochronę firmowym dokumentom, potrzebujemy miejsca, w którym będziemy mogli przechowywać je w bezpieczny sposób. Bez obaw o ich uszkodzenie, zaginięcie czy to, że dostaną się w niepowołane ręce.
Nie zapomnij! Również gotówka powinna mieć w firmie odpowiednie miejsce, niedostępne dla potencjalnych złodziei. Warto pomyśleć o jej bezpiecznym przechowywaniu wraz z prowadzoną dokumentacją wpłat i wypłat z kasy.
Metalowa szafa na dokumenty z sejfem, fot. PanMajster.pl
Najlepsze rozwiązanie: metalowa szafa z sejfem
Metalowe szafy to najpowszechniejsze z rozwiązań, jeśli chodzi o przechowywanie gotówki oraz dokumentów w firmach. I zdecydowanie najbezpieczniejsze. Niezależnie od tego, czy prowadzisz duże przedsiębiorstwo, czy małą firmę, dobrze zabezpieczona szafa na dokumenty to podstawa. Dlaczego warto wybrać akurat szafę metalową z sejfem?
- Konstrukcja ze stali to gwarancja trwałości i odporności na uszkodzenia.
- Metalowe półki z łatwością pomieszczą nawet najcięższe segregatory.
- Ryglowane w kilku punktach zamki zapewniają bezpieczeństwo.
- Szafki, półki i szuflady pozwalają na wygodne rozmieszczenie dokumentów.
- Wbudowany sejf na kluczyk i szyfr to zabezpieczenie dla ważnych rzeczy.
Nie każda metalowa szafa ma wbudowany sejf, ale warto wybrać właśnie taką, zwłaszcza gdy przechowujemy w firmie sporo gotówki, dokumenty zawierające informacje poufne czy cyfrowe nośniki danych. Szafy zgodne z zapisami RODO można znaleźć m.in. w panmajster.pl. W razie potrzeby w sejfie zamkniemy też kluczyki do firmowych samochodów lub ważny sprzęt elektroniczny.
Antracytowa szafa na dokumenty z sejfem Contract Point, fot. PanMajster.pl
Inne rozwiązania do przechowywania dokumentów
Oczywiście metalowa szafa z sejfem to nie jedyny sposób przechowywania dokumentów i gotówki w firmie. Gotówkę często przechowuje się w metalowych kasetkach na kluczyk, są one jednak łatwe do wyniesienia z biura. Choć to zdecydowanie najbezpieczniejsze rozwiązanie, możemy wykorzystać też szafy znacznie mniejsze, wykonane z innych materiałów lub nieposiadające zamków. Częstą praktyką jest też przechowywanie dokumentów w segregatorach umieszczonych na otwartych regałach lub w zwykłych szafach biurowych, ale warto podkreślić, że jest to rozwiązanie nieodpowiednie. O ile przechowujemy tam mało istotne dokumenty, możemy skorzystać z takiego rozwiązania, ale gdy w grę wchodzą wrażliwe dane np. dane osobowe klientów czy kontrahentów, szafa powinna mieć trwałą konstrukcję i być odpowiednio zabezpieczona zamkami mechanicznymi lub szyfrowanymi.