Kwalifikacje pracowników biura rachunkowego
Chociaż obowiązujące przepisy, pozwalają na prowadzenie biura rachunkowego każdemu, powinniśmy jednak skorzystać z usług osób, które posiadają odpowiednie zezwolenia i certyfikaty oraz ubezpieczenie OC. Mimo tego, że od kilku lat już nie jest konieczne posiadanie przez biuro księgowe certyfikatu Ministerstwa Finansów, które potwierdzałoby kwalifikacje pracowników, wiele firm takich jak przykładowo Biuro Rachunkowe B&N posiada tego typu dokument. Dzięki temu możemy mieć pewność, że posiada ona odpowiednią wiedzę i wie w jaki sposób profesjonalnie zajmować się kwestią dokumentacji finansowej innych przedsiębiorstw.
Certyfikaty biura rachunkowego
Warto również rozejrzeć się za biurem rachunkowym, współpracującym z osobą posiadającą licencję doradcy podatkowego. Jego wiedza jest bardzo szeroka i może okazać się pomocna w trakcie współpracy z danym biurem księgowym. Dokonując wyboru należy pamiętać, że certyfikaty wydawane są imiennie, a nie na całość biura. Warto zapytać, czy konkretna osoba, która będzie odpowiedzialna za naszą księgowość, taki dokument posiada i kiedy został wydany. Można na tej podstawie ocenić jak duże doświadczenie posiada dany księgowy.
Ubezpieczenie OC
Każde biuro rachunkowe, musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, ale dobrze jest sprawdzić, co dokładnie ono obejmuje i jaka jest jego wysokość. Poza standardowym ubezpieczeniem, OC powinno obejmować KPiR, rozliczenia ZUS albo ewentualną utratę dokumentów.
RODO
Dokumenty jednego z pracowników biura rachunkowego B&N w Bydgoszczy
Reforma ustawy o ochronie danych osobowych sprawiła, że część obowiązków GIODO przeniesiono na administratorów danych. Upewnijmy się, czy biuro, z którego usług zamierzamy skorzystać wdrożyło związane z tym procedury, które zapewnią naszym danym osobowym dostateczną ochronę.
Cennik
Cena usług, to dla dużej części przedsiębiorców decydujący czynnik. Wybierajmy jednak mądrze i nie sugerujmy się samą ceną, ale także tym, by zakres usług był do niej adekwatny. Niższe ceny tożsame są z obniżonym zakresem usługi lub nadmiernie obciążonym pracą księgowym.
Zakres usług biura rachunkowego
Funkcjonujące na rynku biura, niejednokrotnie poza rachunkowością podatkową oferują również rachunkowość finansową i zarządczą oraz obsługę kadr i płac. Niektórzy zajmują się węższym zakresem prac, ale ich podejście do klienta jest bardziej zindywidualizowane. Duże przedsiębiorstwo ze skomplikowaną rachunkowością wymaga pracy wielu specjalistów i w takiej sytuacji lepiej wybrać duże biuro rachunkowe. Jeżeli chodzi o małą firmę, która potrzebuje przede wszystkim księgowości, wystarczą usługi niewielkiego biura rachunkowego. Niektóre firmy oprócz usług księgowych oferują również szkolenia z finansów, rachunkowości, a także innych zagadnień biznesowych. Korzystanie z usług tego rodzaju przedsiębiorstwa daje nam gwarancję tego, że jego pracownicy posiadają wysoki poziom wiedzy, pozwalający im na przeprowadzanie szkoleń dla innych osób.
Doświadczenie biura rachunkowego
Zanim zdecydujemy się na usługi konkretnego biura, zapoznajmy się z jego opiniami wśród znajomych przedsiębiorców, a także w internecie. Lepiej powierzyć księgowość komuś, kto ma odpowiednią renomę, ale pamiętajmy, że często nawet nowo powstałe biura są otwierane przez księgowych z wieloletnim doświadczeniem.
Procedury dotyczące dokumentacji
Bardzo ważnym aspektem współpracy z biurem rachunkowym, jest sposób, w jaki przekazuje nam ono dokumenty. Mogą być one dostarczane pocztą, zarówno klasyczną jak i elektroniczną, możliwe jest również zobowiązanie do ich osobistego odbioru. Jest to kwestia, którą trzeba ustalić na początku współpracy, żeby z czasem nie stała się ona dla nas kłopotliwa.
Archiwizacja dokumentów
Drugi istotny element, to archiwizacja dokumentów. Sposób jej przechowywania także trzeba ustalić. Zwykle to biuro przechowuje dokumentację, co dla nas jest najwygodniejszą opcją, gdyż daje gwarancje, że nie zostanie ona zagubiona i nie ulegnie zniszczeniu. W przypadku kontroli US, księgowi biura przedstawią dokumenty kontrolerom dzięki udzielonemu przez nas pełnomocnictwu.
Legalność oprogramowania komputerowego
Trzecim elementem jest legalność oprogramowania, którym posługuje się biuro. Jeżeli nasze dokumenty są zapisane wyłącznie w wersji elektronicznej, to w razie konfiskaty twardego dysku mogą zostać trwale usunięte, co powoduje wiele problemów. Marne lub nieaktualne oprogramowanie, to ogromne ryzyko błędów, których koszty ponosimy również my.