Faktury, dokumenty osobowe pracowników, ważne projekty, dokumenty gwarancyjne, dokumenty notarialne – to tylko niektóre przykłady dokumentacji, która wymaga właściwego archiwizowania.
Dokumentacja ta narażona jest na szereg różnych niebezpieczeństw. Są one związane zarówno z działalnością umyślną innych osób, jak również z nieprzewidzianymi zjawiskami, na przykład pożarami, powodziami. W związku z tym kluczowe jest takie archiwizowanie dokumentów, aby były one chronione przed różnymi czynnikami ryzyka.
Archiwizowane dokumenty muszą być zabezpieczone przed:
- osobami nieupoważnionymi
- przetwarzaniem niezgodnie z przepisami prawa
- utratą
- zamianą
- uszkodzeniem
- zniszczeniem
Aby zabezpieczyć dokumentacje przed tymi niebezpieczeństwami, można skorzystać z dwóch rozwiązań – przygotować bezpieczne archiwum samodzielnie albo powierzyć archiwizowanie dokumentów zewnętrznej firmie, która posiada odpowiednie zaplecze do tego właśnie celu.
Bezpieczne archiwum dokumentów
Stworzenie bezpiecznego archiwum dokumentów oznacza przede wszystkim zakupienie odpowiedniego wyposażenia – szaf na dokumenty o odpowiednich zabezpieczeniach. W zależności od typu dokumentów szafy te mogą posiadać określone stopnie ochrony przed dostępem przez niepowołane osoby, a także przed pożarem. Koszt szaf tego rodzaju to od około 500 do nawet 2000 złotych zależnie od klasy.
Szafy mogą dodatkowo znaleźć się w pomieszczeniach, w których stosuje się kontrolę dostępu – dzięki temu ryzyko ich przejęcia, zniszczenia czy zamiany przez inne osoby jest jeszcze niższe.
Jeśli jednak nie dysponujemy odpowiednią przestrzenią lub nie chcemy inwestować w meble biurowe do przechowywania dokumentacji, możemy zdecydować się na przekazanie dokumentów firmom, które same posiadają bezpieczne archiwa. To korzystne rozwiązanie, ponieważ wtedy nie musimy martwić się o ochronę dokumentacji we własnym zakresie – ponosimy tylko niewielkie koszty związane z jej przechowywaniem.
