Choć części osób może się to wydawać nie do końca oczywiste, kasy fiskalne należą do wyspecjalizowanych urządzeń, które spełniają określone funkcje. Między innymi z tego względu należy zadbać o ich optymalny stan techniczny.
Serwisowanie kas fiskalnych - podstawa prawna
Na właścicielu kasy fiskalnej ciąży prawny obowiązek zadbania o jej odpowiedni stan, w tym między innymi poddawanie urządzenia cyklicznym przeglądom. Art. 11 oraz art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT wskazują wyraźnie, że kasa fiskalna musi być poddawana przeglądowi nie rzadziej niż raz na 24 miesiące.
To oznacza, że co najmniej raz na dwa lata należy oddać urządzenie na obowiązkowy przegląd. W ten sposób możliwe jest zachowanie odpowiedniego stanu kasy, a także jej pełnej funkcjonalności, a przy tym spełnienie wymogów prawnych, związanych z posiadaniem tego rodzaju urządzenia. W przypadku nowych kas, termin liczony jest od momentu ich fiskalizacji. Natomiast dla urządzeń, które są użytkowane już od jakiegoś czasu - dwuletni termin płynie od ostatniego wpisu w książce serwisowej.
Dodatkowo, niektóre kwestie związane z serwisowaniem kas fiskalnych zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 w sprawie kas rejestrujących. Wśród regulacji, jakie można znaleźć w powyższym dokumencie, znalazły się niektóre ustalenia powiązane z samym serwisowaniem kasy, o których szczegółowo opowiemy poniżej.
Ile trwa obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej?
Oddanie kasy fiskalnej do przeglądu wiąże się z koniecznością zapewnienia zastępczego urządzenia lub tymczasowego zamknięcia sklepu. Co za tym idzie, wiele osób rozpoczynających działalność związaną z szeroko rozumianą sprzedażą towarów czy usług - zastanawia się, ile taki przegląd może potrwać. Wyżej wskazane rozporządzenie nie określa jednak minimalnego czy maksymalnego czasu, w ciągu którego serwisant powinien zakończyć działania.
Od momentu zgłoszenia konieczności przeprowadzenia przeglądu kasy fiskalnej, serwisant ma jednak obowiązek przeprowadzić go w ciągu kolejnych 5 dni roboczych. Takie kwestie jak miejsce świadczenia usługi są w pełni uzależnione od ustaleń poczynionych pomiędzy stronami. Serwis może odbyć się zarówno w lokalu klienta, jak również w miejscu wskazanym przez serwisanta.
Jakie czynności są podejmowane w ramach przeglądu kasy fiskalnej?
Choć, jak wspomniano wyżej, nie ma żadnych odgórnych regulacji związanych z czasem trwania serwisu, jednocześnie Ministerstwo Finansów w sposób dość szczegółowy uregulowało kwestie powiązane z tym, jakie czynności mają być podjęte w ramach przeglądu. Wśród nich wymienia się:
- sprawdzenie stanu wszystkich plomb klasy, a także ich zgodności z dokumentacją serwisową kasy oraz wpisem w książce serwisowej,
- kontrolę tego, czy dokumenty drukowane przez kasę fiskalną są w pełni czytelne,
- sprawdzenie stanu obudowy,
- kontrolę poprawności ogólnej pracy kasy, w tym również emisję dokumentów,
- kontrolę poprawności pracy wyświetlacza,
- sprawdzenie programu, na którym działa kasa, jak również programu archiwizującego (m.in. jego wersji, a także zgodności z wcześniejszymi wpisami w dokumentach serwisowych),
- kontrolę stanu pamięci fiskalnej, a także modułu fiskalnego,
- sprawdzenie stanu technicznego modułu awaryjnego zasilania kasy fiskalnej,
- kontrolę stanu numeru ewidencyjnego, systemu drukującego, klawiatury oraz wyświetlacza przeznaczonego dla osoby obsługującej,
- odczyt modułu kopii elektronicznej (opcjonalne - nie każde urządzenie go posiada).
Większość serwisantów jest w stanie uporać się z takim najbardziej klasycznym przeglądem w ciągu 40 do 60 minut. Oczywiście, czas ten ulegnie wydłużeniu, jeśli wystąpią jakieś nieprawidłowości lub serwisant zauważy jakiekolwiek problemy w działaniu kasy fiskalnej.
Warto mieć na względzie, że przez intensywnie użytkowane kasy fiskalnej, może ona ulegać uszkodzeniom częściej niż co dwa lata. Dlatego też, jeśli działania firmy opierają się na sprzedaży bardzo dużej ilości usług czy towarów, warto zastanowić się nad częstszym serwisowaniem kasy.
Kasy za opóźnienia
Obowiązkowy serwis kas fiskalnych jest obligatoryjny dla każdego przedsiębiorcy, który wchodzi w posiadanie takiego elementu wyposażenia. Co więcej, dopilnowanie tego obowiązku również leży w jego gestii, a przekroczenie dwuletniego terminu wiąże się z karami finansowymi. Mogą się one wahać od 150 zł do nawet dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia, dlatego warto zawsze kontrolować termin najbliższego przeglądu kasy fiskalnej.
Na chwilę obecną trwają prace nad nowelizacją ustawy i istnieje szansa, że zapis o karze zmieni się. Według projektu, istnieje możliwość, że kara będzie wynosić 300 zł i będzie obligatoryjnie nakładana na każdy podmiot, który spóźni się chociażby o jeden dzień. Jest to możliwe w związku z narzuceniem na serwisy obowiązku informowania o ewentualnym przekroczeniu terminu.
Co więcej, kasy fiskalne ONLINE wdrożone w 2019 roku, również zbierają informacje dotyczące terminowości przeprowadzania przeglądów technicznych kas fiskalnych. To oznacza, że uniknięcie kary nawet przy niewielkim opóźnieniu jest niemożliwe.
Ile kosztuje przegląd?
Dokładna kwota, jaką przyjdzie zapłacić za serwisowanie kas fiskalnych, jest w dużej mierze uzależniona od regionu kraju, a także wielkości miasta. Zasadniczo można jednak przyjąć, że w większości miast w Polsce trzeba będzie zapłacić między 150 a 300 zł brutto, by wykonać obowiązkowy serwis kas fiskalnych. Nieco niższe ceny obowiązują zazwyczaj w mniejszych miejscowościach, a w dużych (np. wojewódzkich) miastach zazwyczaj mamy do czynienia z wyższymi stawkami.
Podsumowując, obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej musi być przeprowadzany regularnie. Jeśli urządzenie jest intensywnie eksploatowane, warto wykonywać go częściej niż co wymagane dwa lata. Oczywiście, serwisowanie kasy jest także niezbędne przy każdej usterce urządzenia.
