środa, 08 styczeń 2020 11:40

Przechowywanie dokumentów w biurze – sprawdź, jakie meble Ci to ułatwią

Szafa do kopert Gaudia Szafa do kopert Gaudia

W firmach generowanych jest wiele różnego rodzaju dokumentów. Większość z nich obecnie ma jednocześnie formę papierową i cyfrową. Zarówno jedne, jak i drugie wymagają odpowiedniego zabezpieczenia. W przypadku dokumentów formie papierowej przydadzą się szafy metalowe o różnej formie i rozmiarach. Sprawdź, jakie meble tego typu warto mieć w swoim biurze.

Klasyczne szafy biurowe – uniwersalne rozwiązanie do każdego biura

Jedną z propozycji są klasyczne szafy metalowe z drzwiami skrzydłowymi, przesuwnymi lub w formie rolety. Wnętrze mebla podzielone jest na mniejsze półki, na których bez problemu można umieścić segregatory z dokumentami. Ciekawym rozwiązaniem są szafy, w których środku znajduje się mniejsza, zamykana część. Jest to osobno zamykana skrytka, gdzie można przechowywać drobniejsze, cenne przedmioty. Jeżeli w pracy często używane są kodeksy czy inne zbiory dokumentów potrzebne do pracy, można je przechowywać w szafach z przeszklonymi drzwiami. Pamiętaj jednak, że jeżeli w pracy musisz przechowywać akta osobowe lub bardzo ważne dane ze statusem tajne, poufne lub ściśle tajne, muszą one być trzymane w certyfikowanych szafach. Powinny one odpowiadać restrykcyjnym wymogom określonym dokładnie w przepisach prawnych.

Inne rodzaje szaf, które mogą przydać się w Twoim biurze

To, jakie szafy jeszcze przydadzą się w biurze, będzie w dużej mierze zależało od specyfikacji działalności, jaką prowadzisz. Przykładowo, jeżeli prowadzisz prywatny gabinet medyczny i masz dużo pacjentów, dla których zakładasz kartoteki, możesz je przechowywać w przystosowanej do tego szafie. Znacznie ona ułatwi odnajdywanie poszczególnych dokumentów w sytuacji, gdy będą one faktycznie potrzebne. Szafy kartotekowe najczęściej mają formę kontenerów o różnych wymiarach. Są one dostosowane do najpopularniejszych formatów teczek kartotekowych. Ciekawym rozwiązaniem pozwalającym na jednoczesne przechowywanie akt i kartotek są również szafy składające się z dwóch części. Jedna – z drzwiami skrzydłowymi służy do przechowywania akt i segregatorów. W drugiej – z szufladami można umieścić kartoteki.

W sytuacji, gdy potrzebujesz przechowywać dokumenty wielkoformatowe bez ich składania, np. mapy czy wyrysy, możesz skorzystać ze specjalnych szaf na mapy właśnie. Składają się one z niskich szuflad, których gabaryty odpowiadają takim formatom jak A0 i A1.

Jak to zostało wyżej wspomniane, coraz więcej dokumentów ma również formę elektroniczną. Dla zabezpieczenia są one przechowywane na dyskach komputerów, ale i zgrywane na serwery oraz nośniki takie jak np. płyty CD czy DVD. Nośniki tego rodzaju można przechowywać w specjalnych szafach na płyt CD. Swoją formą przypominają one niewielkie kontenery z szufladami. Każda z szuflad ma natomiast wydzieloną przestrzeń dla kilku rzędów płyt. Takie ułożenie pozwala na zachowanie porządku wśród nośników, a także zmniejsza ryzyko uszkodzenia płyty. Natomiast, jeżeli w Twoim biurze pracownicy korzystają z firmowych laptopów, możesz zaopatrzyć się w szafę, w której oprócz bezpiecznego ich przechowywania, możesz również ładować ich baterie.

Czytany 136 razy

Skomentuj

Upewnij się, że zostały wprowadzone wszystkie wymagane informacje oznaczone gwiazdką (*). Kod HTML jest niedozwolony.

Biznes

  • 1