Wniosek o założenie księgi wieczystej mogą złożyć wskazane przez ustawodawcę osoby. Jest to właściciel nieruchomości, użytkownik wieczysty, osoba, na rzecz której wpis ma nastąpić, albo wierzyciel, jeżeli przysługuje mu prawo, które może być wpisane w księdze wieczystej. W niektórych przypadkach wniosek może złożyć uprawniony organ.
Wszelkie wnioski rozpatrywane przez sąd wieczystoksięgowy należy złożyć na urzędowym formularzu i należycie opłacić. Wniosek o utworzenie księgi wieczystej podlega opłacie 60 zł. Wniosek o wpis właściciela podlega opłacie 200 zł. Najczęściej czynności te są dokonywane jednocześnie.
Urzędowy formularz, który należy wypełnić w przypadku zakładania księgi wieczystej to KW-ZAL, założenie księgi wieczystej. Wpisuje się tam szczegółowo dane dotyczące nieruchomości. Księgi wieczyste można założyć dla nieruchomości gruntowych, lokalowych i budynkowych oraz dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
Można założyć księgę wieczystą dla nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu prowadzona była wcześniej księga dawna, księga wieczysta, która zaginęła lub uległa zniszczeniu, lub prowadzony był zbiór dokumentów. We wniosku należy wówczas wskazać numer księgi dawnej, zaginionej, zniszczonej albo zbioru dokumentów.
W każdym wniosku wymienia się także uczestników postępowania, czyli osoby które mogą być zainteresowane w sprawie. Są to na przykład wierzyciele hipoteczni, których należy wpisać do księgi wieczystej albo współwłaściciele.
Wniosek składa się do sądu rejonowego, wydziału wieczystoksięgowego. Wydziały te funkcjonują przy większości sądów rejonowych w kraju. Należy wybrać sąd, na którego obszarze nieruchomość jest położona.
Dane takie jak numer obrębu oraz numer działki wskazuje się we wniosku o założenie księgi dla nieruchomości gruntowej, inaczej dla działki. Dla nieruchomości budynkowej albo lokalowej wpisuje się dane dotyczące budynku albo lokalu, takie jak metraż, czy pomieszczenia.
Jeżeli w księdze mają być ujawnione inne prawa, roszczenia, ograniczenia w rozporządzaniu nieruchomością albo hipoteki, należy wypełnić także formularz KW-ZAD Żądanie wpisu w księdze wieczystej.
Opłata od wniosku o wpis do księgi wieczystej wynosi 60 zł, a za wpisanie właściciela należy zapłacić 200 zł. Trzeba pamiętać również o dołączeniu wszystkich niezbędnych dokumentów związanych z daną nieruchomością, takich jak mapy ewidencyjne, umowa sprzedaży albo darowizny.
