piątek, 20 grudzień 2019 17:12

O czym warto wiedzieć przy archiwizacji dokumentów w firmie

Archiwizacja dokumentów Archiwizacja dokumentów

Bez względu na wielkość i zakres działalności danego przedsiębiorstwa, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania i późniejszej archiwizacji wszelkiej dokumentacji. Wśród dokumentów, jakie mogą znajdować się w firmie, wymienić można faktury, akta, pocztę i dokumenty zawierające inne dane osobowe.

Dokumenty powinny znajdować się w siedzibie firmy, aby w szybki i łatwy sposób można było uzyskać dostęp do dokumentu. Najczęściej wraz z końcem roku podatkowego dokumenty te należy posegregować, oznaczyć i przechowywać przez okres uzależniony od kategorii.

Archiwizacja dokumentów w firmie

Zarządzenie dokumentami zawierającymi poufne informacje nie należy do czynności prostych. Zachowanie porządku w firmie i sumienne oznaczanie dokumentacji może powodować liczne problemy. Co ciekawe, stale rośnie liczba regulacji, jakie dotyczą przechowywania dokumentacji w przedsiębiorstwie. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to nie tylko prawidłowe ich uszeregowanie i oznaczenie, ale także zadbanie o ich bezpieczeństwo przed zniszczeniami mechanicznymi i wglądem osób trzecich w poufne informacje. Wielu przedsiębiorców nie rozróżnia pojęcia przechowywania i archiwizacja, co prowadzi do licznych problemów i ewentualnych sankcji prawnych. Każdy dokument powinien znajdować się w podręcznych kartotekach przynajmniej rok od momentu transakcji. Ułatwia to szybki wgląd i pozwala na zachowanie porządku w firmie. Po zakończonym roku podatkowym przedsiębiorca powinien dołączyć do dokumentacji zeznanie podatkowe, oznaczyć dokumenty i umieścić w bezpiecznym i zamkniętym miejscu, aby dokumenty mogły przebywać w archiwum przez kolejny okres ustalony przepisami prawnymi. Taki proceder nazywa się archiwizacją.

Prawidłowa archiwizacja dokumentów - O czym warto pamiętać?

Archiwizacja dokumentów to nie tylko odpowiednie pogrupowanie, ale również zadbanie o to, aby żadne dokumenty nie mogły zostać odczytane przez osoby trzecie. W przypadku małej firmy archiwum może stanowić odrębne pomieszczenie w postaci kilku szafek z segregatorami. Poszczególne dokumenty mogą zostać umieszczone w skoroszytach, segregatorach lub zamkniętych kopertach. Niestety przedsiębiorcy prowadzący duże przedsiębiorstwa mogą mieć problemy z uporządkowaniem dokumentacji i zadbaniem o to, aby żaden dokument nie został zniszczony lub zgubiony. W takiej sytuacji osoby te decydują się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Nagromadzenie dokumentów może prowadzić do chaosu, który może być trudny do opanowania. Pracownicy firm archiwizacyjnych po przyjęciu zlecenia chętnie podejmą się jednak wyzwania, jakim jest pogrupowanie dokumentów oraz odpowiednia ich archiwizacja. Jedną z takich firm jest Rhenus Data Office Polska, czyli firma będąca jednym z najważniejszych graczy wśród firm archiwizacyjnych na rynku.

Prawidłowa archiwizacja dokumentów a ich oznaczenia

Zasadniczo dokumentację można podzielić na dwie główne kategorie, czyli dokumentację kategorii A i dokumentację kategorii B. Obie te kategorie mają swoje podkategorie, jednak na początku warto zapoznać się z ich główną charakterystyką. Kategoria A to dokumenty, które przechowywane muszą być wieczyście. Najczęściej są to akta prawne, rejestry publiczne, księgi stanu cywilnego i inne dokumenty tego typu. Archiwizacja dokumentów tego typu jest bardzo trudna, ze względu na możliwość destrukcji papieru oraz działanie czynników zewnętrznych i czasu. Jeżeli dokumenty stają się już nieczytelne, dokonuje się ich odpisów. Dokumenty kategorii B to dokumentacja, która po określonym prawnie okresie archiwizacji może zostać zniszczona. Cyfra umieszczona za literą kategorii oznacza długość lat, w  których trakcie dostęp do dokumentów powinien być umożliwiony. Może on wynosić 3,5, a nawet 25 lat. 

Korzyści prawidłowej archiwizacji dokumentów

Prawidłowa archiwizacja dokumentacji to szansa na zyskanie ładu i porządku w firmie. Sterty dokumentów, które nie leżą już na stolikach, w szafach czy na biurkach sprawiają, że przestrzeń biurowa może zostać wykorzystana przez pracowników znacznie lepiej. Zamiast stert segregatorów w pomieszczeniach biurowych, umieścić można elementy dekoracyjne, które poprawią walory wizualne. Prawidłowa archiwizacja dokumentów to także gwarancja bezpieczeństwa i minimalizacji ryzyka sankcjami prawnymi z tytułu nieprawidłowego przetwarzania dokumentów. Firmy archiwizacyjne grupują dokumentację w taki sposób, aby w razie potrzeby dany dokumenty mógł zostać odnaleziony jak najszybciej. Kolejnym plusem oddania dokumentami do archiwum profesjonalnej firmy jest wpływ na pozytywny wygląd firmy. Kontrahenci, widząc porządek i ład w firmie znacznie szybciej i chętniej będą gotowi podjąć współpracę, gdyż firma przedstawi się w tym przypadku jako dobrze prosperująca całość, a nie wkład poszczególnych pracowników. 

O czym warto pamiętać?

W przypadku, kiedy archiwizacja dokumentacji następuje bez pomocy profesjonalnej firmy, warto pamiętać o tym, aby paragony, i wszelkie inne wydruki z kasy fiskalnej zeskanować. Niestety są to nietrwałe dokumenty, które szybko tracą swój pierwotny stan. Warto także zakupić segregatory, przegrody i kolorowe pisaki, aby dokładnie oznaczyć wszelkie dokumenty w celu szybkiego dostępu do nich. 

 

Czytany 538 razy

Skomentuj

Upewnij się, że zostały wprowadzone wszystkie wymagane informacje oznaczone gwiazdką (*). Kod HTML jest niedozwolony.

Biznes

  • 1