Jednak to co jest prestiżowe zazwyczaj kosztuje wiele. Koszt zakupu, czy nawet koszt wynajęcia, a następnie koszty związane z utrzymaniem takiego biura mogą przekraczać budżet niejednego przedsiębiorstwa.
Dla niektórych mogą być to wyrzucone w błoto pieniądze, szczególnie jeśli do swojej działalności nie potrzebują biura. Freelancerzy, dziennikarze, pracujący zdalnie z domu i wielu innych prowadzących własną działalność gospodarczą nie potrzebują fizycznych pomieszczeń biurowych, by działać na rynku. Jednakże każdy z nich chciałby mieć zarejestrowaną firmę w atrakcyjnym mieście, najlepiej w jego centrum, w miejscu, gdzie swoje siedziby mają największe firmy. Jednocześnie każda osoba prowadząca taką działalność za taki adres nie chciałaby zbyt wiele zapłacić.
Taka opcja istnieje i to od przeszło ćwierć wieku. Pod koniec XX wieku w 1994 pojawiła się możliwość wynajmu biura wirtualnego. Co to jest za usługa? Pomysł jest bardzo prosty. Firma poszukująca dobrego adresu do swojej rejestracji umawia się z firmą posiadającą biuro lub lokal znajdujący się właśnie w takiej lokalizacji i umożliwia jej na korzystanie z tego adresu. Można to wytłumaczyć na przykładzie. Przyszły właściciel przedsiębiorstwa chce zarejestrować swoją firmę w Toruniu. Oczywiście w Toruniu nie ma żadnego lokalu, gdzie mógłby stworzyć siedzibę firmy. Podpisuje więc umowę z toruńską agencją Pollyart, która udostępnia mu toruński adres znajdujący się w centrum przy ulicy Mickiewicza 11. Pod tym adresem znajduje się piękna zabytkowa kamienica, w której jeden z lokali jest własnością agencji Pollyart. Właściciel nowej firmy rejestruje pod wskazanym adresem swoje przedsiębiorstwo, jednocześnie wskazuje ten adres jako adres do korespondencji. W zamian zobowiązuje się do uiszczania comiesięcznej opłaty za korzystanie z adresu oraz szeregu usług świadczonych na jego rzecz przez pracowników agencji. Agencja wynajmująca firmie biuro zobowiązuje się przyjmować oraz przechowywać przez 3 miesiące korespondencję. Może również podjąć się przekazywania korespondencji w ramach świadczonych usług. O nadchodzącej korespondencji wynajmujący biuro wirtualne https://goodspot.pollyart.pl/ może otrzymywać powiadomienia drogą mailową lub sms. Agencja Pollyart dla swojego klienta udostępnia również pomieszczenie, które można wykorzystać na różne okazje jak np. spotkanie z klientem lub kontrahentem. Jednocześnie agencja zapewnia daleko posuniętą anonimowość, a także ochronę danych osobowych.
Tak po krótce wygląda mechanizm działania biura wirtualnego. Oczywiście biura wirtualne można wynajmować nie tylko w Toruniu, ale praktycznie w każdym większym mieście w Polsce oraz na całym świecie funkcjonują takie biura, gdzie za niedużą stosunkowo opłatą można skorzystać z możliwości rejestracji i miejsca gdzie trafia nasza korespondencja. Wiele przedsiębiorstw trudniących się wynajmem biur wirtualnych podobnie jak w przypadku agencji Pollyart świadczy również dodatkowe usługi, dzięki którym przedsiębiorca będzie mógł się skupić wyłącznie na prowadzeniu własnej działalności, a nie koniecznie na prowadzeniu biura. W niektórych przypadkach przedsiębiorstwo korzystające z usługi biura wirtualnego może na froncie czy na drzwiach prowadzących do pomieszczeń biurowych umieścić własny szyld informujący, ze pod tym adresem działa ta właśnie firma. Taka usługa jest wręcz zbawienna dla wszystkich tych, którzy prowadzą swoją działalność, a nie chcą jej rejestrować we własnym domu. Jest to również doskonała sprawa dla tych przedsiębiorców, którzy planują wejście na rynek wielkiego miasta, nawet kiedy mieszkają o setki kilometrów dalej. Korzystanie z takich biur wirtualnych to nie tylko wymierne oszczędności, ale również większe możliwości otwierające się przed przedsiębiorcami.
